行政专员面试技巧和注意事项
以下是博文学习网为大家整理的关于行政专员面试技巧和注意事项的文章,希望大家能够喜欢!
行政专员面试技巧和注意事项篇一：行政文员面试技巧
行政文员的工作流程总结——
首先我在工作方面有自己的原则，努力工作，完成任务是我作为秘书最基本的任务。协助办公室主任做好了各类公文的登记、上报、下发等工作；做好了各类信件的收发工作，为了不耽误学院、大家的工作，不怕辛苦每天按时取信取报，把公函，便函及时分发到部门及个人；协助好办公室主任做好学院的财务工作；做好公章的管理工作。公章使用做好详细登记，严格执行学院公章管理规定，不滥用公章，不做违法的事情；做好办公用品的管理工作。做好办公用品领用登记，按需所发，做到不浪费，按时清点，以便能及时补充办公用品，满足大家工作的需要。
工作态度和勤奋敬业方面。热爱自己的本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，工作投入，热心为大家服务，认真遵守劳动纪律，保证按时出勤，出勤率高，全年没有请假现象，有效利用工作时间，坚守岗位，需要加班完成工作按时加班加点，保证工作能按时完成。
行政工作面试前的准备——
面试前要先预想主考官会问的问题，并准备谨慎而有条理地回答。事先有准备的人，表情和肢体语言比较笃定从容，且具备较好的回应能力。
面试时最好提前10分钟到达地点，先去洗手间放松一下，整理一下思路，还可最后检查一下自己的仪容，整理因挤公车而弄乱的发型，女士还可趁机补补妆。
面试时的礼仪：面试务必要准时，一进公司就是面试的开始，对人要客气有礼，秘书或接待人员都可能影响到你是否能得到这份工作。面试前应关掉手机和传呼机，若当着主考官的面关掉，更可显出你的诚恳。注意自己坐姿，节制不该有的小动作。与主考官保持视线的接触，但不要紧盯着对方的眼睛，眼神切勿乱瞟乱看。
面试时的应对：仔细聆听对方的问题，审慎回答，不要太简略，切忌只回答"是的"、"好"、"对的"、"没问题"等无法使内容更生动的字句，要完整并举实例说明，但要避免冗长。若对应征公司不了解，不妨坦诚相告，以免说错而得不偿失。
当对方问你"你能为公司做什么时"，若无法马上回答，可先请问对方这份工作上最重要的内容是什么，你好就这些部分来回答。当对方问及你的专长时，别忘了针对专业特性来回答。对自己的能力和专长不需刻意强调，但也不必大过谦让。主考提及你是否有问题时，一定要把握机会发问，以表现自己对这份工作的强烈兴趣，但要就工作内容、人事规章等范围发问，不要离题太远。
面试结束后：无论告辞时说些什么，要表现出信心坚定，给主试者一个深刻的印象。
离开前应谢谢主试者给你面谈的机会。若面试时间较长，在面试结束时，可以赞扬主试者在面试过程中使你获益的特殊观点。
面试技巧（二）
进入自己心仪的大公司作一名行政文员，每天出入高级的写字楼，与众多能干而又很有活力的人一起工作是很多年轻人的梦想。大公司在招聘行政文员时往往有很多要求，除了技能方面的外还需要很多柔性的要求，而这些柔性的要求很大程度上都是通过面试表现出来的。这就需要面试者在面试时要能很好的表现自己，尽量展现出自己的个人魅力。经过长期的实践和研究，可锐咨询发现在文职岗位面试时有三种必备的面试技巧需要面试者掌握。 首先，要做好面试前的形象准备。文职岗位要求面试者有很好的亲和力，能与其他人进行充分的沟通，这就要求面试者必须要保持良好的心态来面对招聘人员。关键要做到八个字——顺其自然，不卑不亢。只有这样才能给招聘人员留下好印象，使其相信你有能力在将来进入公司后与同事和谐的相处。
要做到面带微笑，平视考官，避免情绪波动，走向两个极端：一是自卑感很重，觉得坐在对面的那人博学多才、回答错了会被笑话。所以，畏首畏尾，不敢畅快地表达自己的观点；另一种情况则是，很自信，压根不把招聘人员放在眼里，觉得对方还不如自己。这两种表现都要不得，最好的表现应是，平视对方，彬彬有礼，不卑不亢。
应树立两种心态：一.面试的目的是合作而不是竞争。招聘人员对考生的态度一般是比较友好的，他目的是把优秀的人才遴选进自己的公司增强公司的竞争力，而不是为与考生一比高低而来，所以考生在心理上不要定位谁强谁弱的问题，那不是面试的目的。二.面试中两者的地位是平等的，面试者是求职不是乞职。面试者是在通过竞争，谋求职业，而不是向招聘人员乞求工作，成功的关键在于自己的才能以及临场发挥情况。
第二，面试者要注意自己在面试中的礼仪问题，也就是办公室面试礼仪。因为行政文员的形象和礼仪往往代表公司的形象，所以这一点必须要在面试中予以充分注重。要做到仪表大方，举止得体。穿着前卫、浓妆艳抹，尤其男生戴戒指、留长头发等标新立异的穿着与装饰不太合适，与行政文员的身份不符，给招聘人员的印象也不太好。面试者入座以后，尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。一般说来，着装打扮应求端庄大方，可以稍事修饰，男生可以把头发吹得整齐一点，皮鞋擦
干净一些，女生可以化个淡雅的职业装，总之，应给招聘人员、大方、干练感。
第三，文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在面试时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。如果求职者说话颠三倒四，语意不清，容易让人觉得无法担当大任或是语言虽然动听，但华而不实，缺乏诚意，都不是成功的表达。
在回答问题时要辩证分析，多维答题。回答问题不要陷入绝对的肯定与否定，应多正反两面考虑。从很多面试中所出的一些题目来看，测评的重点往往不在于面试者答案的是与非，或是观点的赞同与反对，而在于分析说理让人信服的程度。所以要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析。
同时还要冷静思考，理清思路。一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。即便是招聘人员所提问题与你事前准备的题目有相似性，也不要在招聘人员话音一落，立即答题，那给招聘人员的感觉可能是你不是用脑在答题，而是在背事先准备好的答案。如果是此前完全没有接触过的题目，则更要冷静思考。磨刀不误砍材工，匆忙答题可能会不对路、东拉西扯或是没有条理性、眉毛胡子一把抓。经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果要好一些。
行政助理面试技巧——
1、首先注意一下形象，穿着打扮不要太过于妖艳，套装是最好的，大方得体，看上去有气质，行政助理是公司的门面，所以一定要注意。
2、言谈举止也要大方一点，自然一点。要有一定的亲和力，毕竟它属于公关。
3、简历之类的必备物件要带齐，最好准备一下口述自己的简历。有的公司有时候会问一些你对将来工作的计划之类的话题，其实他们是想通过这些了解你的表达能力和个人思想。
4、把这个岗位了解透彻，应聘之前对岗位的了解是你最大的筹码，单位招聘需要的都是和岗位匹配的人才
5、个人觉得根据岗位特色来看的话可能会考核你的亲和力，耐心。
行政助理的工作内容——
1、协助上司处理日常事务。
2、负责监管执行各项人事制度，并向主管汇报。
3、指导人事，后勤文员起草人事部文件。
4、各类信息收集并及时提供给主管，做好会议记录与资料整理归档工作。
5、建立并查阅新进员工个人资料，制度各部培训计划，并主导实施。
6、部门文具及日用品的申购（含医疗用品），主管缺席时临时替代主管工作。
7、承办主管临时交待各项事宜。
1、协助办公室主任处理办公室日常事务；
2、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作；
3、策划组织各种活动，负责网站管理和维护，做好本单位的宣传工作；
4、负责办公用品的领用和分发工作；
5、做好材料收集、挡案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；
6、接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；
7、协助办公室主任做好各部门之间的协调工作。
行政助理的工作内容，行政助理应该具备的素质，你是如何理解这份工作的。
抓住几点：
你是服务性角色，你的目标就是为员工提供无后顾之忧的工作环境，帮公司留住人才； 要善于沟通，你就是是员工和领导之间的桥梁；
服从性＋主动性，及时完成领导交办的任务，既要服从领导，又要善于发现问题，主动解决。 学习能力要强，教你一次以后，下一次就要会自己做。
凡事要站在公司的立场，为公司着想。
面试之前，对你所面试的公司要有个大概的了解，在什么公司就应该多了解与该公司相关的业务，比如我在软件公司，就会试着去多了解一些软件方面的知识。
行政助理不一定是个专才，但会是个全才，是对你综合素质和能力的考验，平时要多留心，多积累，祝你成为一个优秀的行政助理。
行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。
概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。行政部门还必须在“管理“、“协调“和“服务“三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。
从“管理“方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手“，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的“高参和臂膀“。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。
很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。
从“协调“方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。
从“服务“上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的“中心“。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是“润物细无声“。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成“门难进，脸难看，事难办“的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。
行政工作主要分两大类，行政助理和文秘。例如安排班车、场地绿化、合同管理、预订车辆旅店等都是行政助理的职责。与之相应的是，文秘的服务对象是个人，职责是协助主管或总经理的工作，有时也需要与其他经理协调。这两者的共同点是工作内容琐碎，需要从业人员细致、耐心，做事有条理，善于安排。
前台文员，主要是处理文字材料，制作一些表格或考勤任务等等细节复杂性的问题，也因单位不同而不尽相同。
行政文员，除了处理这些细节复杂的问题还要协调一些系统复杂的问题（就是要协调一些关系，包括员工的关系、上下级关系、客户关系）。类似于行政助理。 现在企业职务名称很不正规，想做什么职位并不是很重要，关键要培养自己对问题的解决能力，提高自给能力后，想做什么文员都会得心应手。
行政专员面试技巧和注意事项篇二：行政文员的面试技巧
不同的岗位因工作的内容不同面试技巧也不相同，下面与大家一起探讨行政助理的面试技巧：行政助理面试技巧一：口头表达能力 行政助理面试中应试者是否能够将自己的思想、观点、意见或建议顺畅地用语言表达出
来。行政助理面试中考察的具体内容包括：表达的逻辑性、准确性、感染力、音质、音色、
音量、音调等。
行政助理面试技巧二：眼神。行政助理面试要注意跟台下评委的眼神配合，眼睛的视线不要一直停留在讲稿上，
行政助理面试时要使台下的每一个评委都以为你在看他们，注视着他们。要面带微笑，不要
太严肃。
行政助理面试技巧三：说明你的专长和兴趣。对雇主最有利的事情之一就是你热爱自己的业务，面试之前要知
道你最喜欢的工作是什么，它会给雇主带来什么利益。 行政助理面试技巧四：用减轻紧张的技巧来减少你的不安，公众人物有很多舒缓压力的方法会帮助你进行面试。
在面试临近时练习一下如何放松自己，譬如放慢语速，深呼吸以使自己冷静下来。你越放松
越会觉得舒适自然，也会流露出更多的自信。 行政助理面试技巧五：用完整的句子和实质性的内容回答问题。紧记你的主考人都想判断出你能为公司带来什
么实质性的东西，不要只用“是的”“不是”来回答问题。给出完整的答案让人知道你和公司
的要求有什么联系，让他们知道你是什么人。 行政助理面试技巧六：行政助理面试自我介绍范文：请行政助理切合自己实际，适当修改行政助理面试自我介
绍范文的内容。
我叫，今年岁。毕业于。我性格活泼开朗，大方热情，乐于助人，平时喜欢阅读、看书
和上网流览信息。我曾经在学校参加过行政助理实习，在实习期间我严格按照正式行政助理
的标准来要求自己。我深入学习，和他们相处融洽，和他们一起学习了语文教学的各种知识，
掌握了一定的行政助理技巧，也对行政助理工作有了一定的认识，找到了自己的行政助理学
习一套方法。同时，在实习当中，身边行政助理无私奉献的精神和天真、求知若渴，勤奋的
学习态度深深地感染了我。我也深深体会到了作为一名行政助理的乐趣和重要意义，更加坚
定了自己做一名行政助理的决心，成为一名行政助理也成了我的愿望。以上的六个面试技巧对于行政助理是非常有用的，如果面试前做好了各方面的准备，面
试起
来就会得心应手。大家一定要注意哦。不同的岗位因工作的内容不同面试技巧也不相同，下面与大家一起探讨行政助理的面试
技巧：
行政助理面试技巧一：口头表达能力 行政助理面试中应试者是否能够将自己的思想、观点、意见或建议顺畅地用语言表达出
来。行政助理面试中考察的具体内容包括：表达的逻辑性、准确性、感染力、音质、音色、
音量、音调等。
行政助理面试技巧二：眼神。行政助理面试要注意跟台下评委的眼神配合，眼睛的视线不要一直停留在讲稿上，
行政助理面试时要使台下的每一个评委都以为你在看他们，注视着他们。要面带微笑，不要
太严肃。
行政助理面试技巧三：
说明你的专长和兴趣。对雇主最有利的事情之一就是你热爱自己的业务，面试之前要知
道你最喜欢的工作是什么，它会给雇主带来什么利益。 行政助理面试技巧四：用减轻紧张的技巧来减少你的不安，公众人物有很多舒缓压力的方法会帮助你进行面试。
在面试临近时练习一下如何放松自己，譬如放慢语速，深呼吸以使自己冷静下来。你越放松
越会觉得舒适自然，也会流露出更多的自信。 行政助理面试技巧五：用完整的句子和实质性的内容回答问题。紧记你的主考人都想判断出你能为公司带来什
么实质性的东西，不要只用“是的”“不是”来回答问题。给出完整的答案让人知道你和公司
的要求有什么联系，让他们知道你是什么人。 行政助理面试技巧六：行政助理面试自我介绍范文：请行政助理切合自己实际，适当修改行政助理面试自我介
绍范文的内容。
我叫，今年岁。毕业于。我性格活泼开朗，大方热情，乐于助人，平时喜欢阅读、看书
和上网流览信息。我曾经在学校参加过行政助理实习，在实习期间我严格按照正式行政助理
的标准来要求自己。我深入学习，和他们相处融洽，和他们一起学习了语文教学的各种知识，
掌握了一定的行政助理技巧，也对行政助理工作有了一定的认识，找到了自己的行政助理学
习一套方法。同时，在实习当中，身边行政助理无私奉献的精神和天真、求知若渴，勤奋的
学习态度深深地感染了我。我也深深体会到了作为一名行政助理的乐趣和重要意义，更加坚
定了自己做一名行政助理的决心，成为一名行政助理也成了我的愿望。以上的六个面试技巧对于行政助理是非常有用的，如果面试前做好了各方面的准备，面
试起
来就会得心应手。大家一定要注意哦。
一、请写出企业常用的公文文种？（5分）企业常用的公文文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批
复、条例、规定、函、会议纪要
1．条例。条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。
2．规定。可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确
立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其
他法律、法规和规章的内容予以补充等。
3．命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉
奖有关单位及人员。
4．指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
5．决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更
或者撤销下级机关不适当的决定事项。
6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
7．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。
8．批复。用于答复下级机关的请示事项。
9．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总
结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各
种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、
涉及面较宽的事物的动态、动向。
10．通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布
规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。
11．公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。
12．公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。
13．通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
14．请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、
政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法；请
求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经
费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；
请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上
级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。
15．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实
践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；
汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见
和建议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定
汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。
16．函。用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求
批准等。
17.会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。
二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（15分） 都说管
过行政的人做老板时有资本，从此话可以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整
个企业的运作。
行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政
后勤性质，包括：宿舍管理、员工劳保与福利、饭堂管理、环境卫生、车辆管理、海关事务、
保安工作、水电管理、设施设备及对外办公（政府、公益等等）
三、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要
做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、
财务部。（15分）
部门 准备资料
市场营销部 年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、 售出 品跟踪记录、下半年计划产品研发部 开发产品的资料、跟踪报据、不良点、不良点改进报告 与档案、下半年计划
行政人事部 人员流动分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保 情况报告、保安工作、后勤开支及员工建议反馈、合同等财务部 半年度固定资产、成本
核算、工资状况、盈亏报告
四、请拟一份关于国庆节放假的通知。（5分）通知庆国庆节，举国同欢，公司放假一星期（10月1号－1
1.??
2.??
祝大家国庆节愉快 周知
五、你认为it行业的行政工作与其他行业有何区别？（5分） （不懂，不好意思）如果有心思去想的话还是知道的
六、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”
你对此种情形如何办理？（10分）对进几个月的用电开支进行比较，对上月用电情况进行了解，分析情况，然后根据相应
的情况，如果实在是有浪费的情况可以制定一些带约束条例的通知，制作宣传等等
七、公司拟办一份公司的内刊，以调动大家工作热情，你将如何办理？（10分） 在管
理学来说，员工参与目标的制定（即参与活动）这样出来的效果是最好的，因此，我认为可
以先以征稿的形式在公司内发布，让员工一起来出谋划策，让他们说说，怎样他们才会有工
作热情，然后根据大家交上来的稿子，分析、筛选有用的信息，再根据大家所提出来的来满
足与要求，这样子的效果我想会比较好
八、从行政方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？（10分）
1.水电节约；
2.办公文具、用品控制，制定相应的规定；
3.请购品的审核，有些公司要买些东西根本就不需要考虑什么，想买就这样，这样是浪
费的一种表现；
4.饭堂饭菜，员工倒剩菜剩饭过多也是一种浪费的表现
5.人员配置，我们可以培养多面手，有些工作一个人可以完成的没必要请三个人，这是
从人力成本上节约；
以上仅是部分产生浪费的项目，而我们要控制公司日常的成本，还得依靠强制手段与软
性手段，即制定、规定与宣传、情感相结合。
九、就一般的企业而言，如何进行档案的分类？（10分） 两大类：内部档案与外部档案内部档案有：
一、文书档案:
（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、
协会工作等；
（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、
后勤福利、外事工作等
（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等
（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、
计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
二、科技档案
（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验
报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、
实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验
分析材料、施工图样等
（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等
三、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案
职工的招聘、履历、培训等
五、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等
六、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等 外部档案是：政府机关、政府部门发下的各类通知、法规、整改令等等
十、公司的上级主管于明天到公司考察参观，你觉得需要做哪些方面的准备工作。 个
人认为，这种情况没有必要特地去准备，我们平时工作做好、做细了，根本不必领导什么时
候来考察，但是，作为一名行政人员，我们还是得表现出我们对其重视，在平时做好之余我
们还应该做到尽量满意、完美。以下工作可以再认真准备：
1.公司的外观：环境卫生、员工着装等要求达到公司要求，再一次确认、检查；
2.相关iso文件规定的文件是否完整？
3.5s标准是否达到？
4.准备领导考察所需要的资料 求职者在准备做应聘行政文员的时候，首先要明白这些工作的主要职责是什么，这样针
对这些要求可以组织自己的自我介绍。及在面试过程中会遇到的哪些面试问题及注意事项，
首先我们来分享应聘行政文员的岗位职责：行政文员岗位职责：
1、负责前台服务热线的接听和电话转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达
给相关人员，不遗漏、延误;
2、收发公司的传真、复印文件，收发各类信件、报刊和文件。
3、负责来访客户的接待、基本咨询和引见，严格执行公司的接待服务规范，保持良好的
礼节礼貌;
4、对客户的投诉电话，及时填写登记表，并于第一时间传达到客户服务团队，定期将客
户投诉记录汇总给副总经理;
5、负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放，并保持整洁干净;
6、接受行政经理工作安排并协助人事文员作好行政部其他工作。 职位要求：
1、熟悉办公室日常工作流程，熟悉考勤管理制度。熟练运用office办公软件。具备良
好的形象气质、性格温和、有亲和力。
2、协调能力强，能承受一定的工作压力，能够按照公司既定战略开展工作。工作细致认
真、责任心、原则性强。
从这份招聘启事中就能够看出企业对于文员的职位要求，做这份工作的人需要性格随和，
细心的人才能做好。并且要求能够熟练运用电脑办公软件。在你的自我介绍中，要突出这些
关键点。
行政文员面试问题：
1、行政文员的基本素质是什么?日常用语有哪些?答：我认为办公室文员的基本素质是踏实肯干，灵活机动，细致周全，积极上进。日常
用语有：
见面时：“您好!见到您很高兴!”“您有什么事需要我帮忙吗?您是初次来这里吗?路上辛
苦了。” 分别时：“再会!明日再见”“祝您一路顺风，请转达我们对您家属的问候”等。“请对我们的工作提出宝贵意见”“请您稍等，我马上帮您去办。”
2、如何对档案进行分类?标准是什么? 档案分类常用的有以下三种，在现实中可根据实际情况结合运用。年度分类法：根据形成和处理文件的年度进行分类 组织机构分类法：根据内部组织机构进行分类
行政专员面试技巧和注意事项篇三：行政助理面试问题
行政助理面试问题:
一、你为什么选择我们公司？
我十分看好贵公司所在的行业，而且这项工作很适合我，相信自己可以胜任
二、如果我录用你，你将怎样开展工作？
首先听取领导的指示和要求，然后就有关情况进行了解和熟悉，接下来制定一份近期的工作计划并报领导批准，最后根据计划开展工作 三、为什么聘用你？
我符合贵公司的招聘条件，凭我目前掌握的技能、高度的责任感和良好的饿适应能力及学习能力 ，完全能胜任这份工作。我十分希望能为贵公司服务，如果贵公司给我这个机会，我一定能成为贵公司的栋梁！
三、你为什么选择我们公司？
我十分看好贵公司所在的行业，而且这项工作很适合我，相信自己可以胜任。
四、如果我录用你，你将怎样开展工作？
听取领导的指示和要求，然后就有关情况进行了解和熟悉，接下来制定一份近期的工作计划并报领导批准，最后根据计划开展工作。
五、企业常用公文包括哪些文种？
1.请示2.报告3.指示4.布告、公告、通告5.批复6.通知7.通报8.决定、决议9.函10会议纪要
六、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？
1、日常事务工作（文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品）；档案合同工作。
2、拟定相关公文；协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动；
3、协助直属领导企业文化建设，草拟、修改相关制度；
4、公司办公场地绿化；办公场地清洁、环境维护。
5、劳动纪律监督、行政费用统计及核算。
6、后勤支持性服务（办公设备维修维护、名片印制、定餐等）
7、有关政府政策及信息、行业信息的收集。
七、就你应聘的工作而言，你如何提升工作效率？
多思考平时的工作内容，主要有哪些方面，然后抽空对自己的要做的所有工作做个大体的分类，如办公室资产采购与管理、办公室制度拟定与执行、公司活动的组织安排等，基本不离三点：一是对人的管理，一是对物品的管理，一是对事（时间）的管理。对自己的工作做个基本的分类和评估。
八、从行政人事方面控制公司日常的成本，你觉得从哪几个方面入手？
控制公司日常成本，应从以下几方面入手：
1、复印、打印控制。
2、办公用品购买成本控制。
3、办公用品领用控制。
4、办公用品使用情况控制。
5、水电费用控制。
6、办公电话费用控制。
7、会议和活动组织成本控制。
8、定期向公司全体成员宣传节约意识。
九、就一般的企业而言，有哪些档案资料需要归类？
行政管理类、经营管理类、人事管理类、销售类、财务类、设备档案类。
十、公司的上级主管明天带人来考察公司，你认为有哪些准备工作要做？
应做好以下工作：1、住宿安排。2、行程安排。3、工作汇报资料收集。4、工作会议安排。5、陪同参观人员安排。
十一、说说你对5S的理解?
1、提高企业形象
2、提高生产效率
3、提高库存周转率
4、减少故障，保障品质
5、加强安全，减少安全隐患
6、养成节约的习惯，降低生产成本
7、缩短作业周期，保证交期
8、改善企业精神面貌，形成良好企业文化
十二、如何看待加班？
我认为每一件工作都有固定时限，为了不影响进度，不需要等主管开口，自己最清楚是否有加班的必要，但是我会最大限度地避免这类加班的发生，因为这是没有效率的表现。同时，我也想强调一点，作为一名员工，对公司要求的加班或是临时机动的项目我会全力配合做好
十三、如何看待时间管理？
1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。。
5、要具有灵活性。一般来说，只将时间的50%计划好，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。 十四、如何组织公司会议？
首先制定一个会议议程 5w(why-目的，what-名称、规模、议程、程序who-与会者、主持人when-地点)how-文件资料、场地、布置、设备、食宿、交通、服务人员、宣传、通讯等，然后交领导批阅，如无异议 ，发各部室会议通知 ，会场安排.....等等
十五、写一份新年放假通告？
关于国庆节放假的通知
公司各部门：
今年国庆节放假7天，时间为9月30日至6日。其中1日、2日、3日为法定假日，将9月30日（星期六）公休日调至10月4日（星期三）；10月1日既是（星期日）公休日又是法定假日调至10月5日（星期四）、10月6日（星期
五），10月7日正常上班。
节日前各部门要做好节前清洁、安全工作；节日期间，各部门人员注意个人安全。 最后祝各部门人员节日快乐！
XXXXX有限公司
二〇〇八年九月二十六日
十六、制作一份离职申请表。
十七、公司将于下个月十五日召开半年总结会，由你来承办，请制作一份行事历（即需要做什么，由谁来做，何时完成）。公司组织机构如下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部。（考察组织及协调能力）
策划方案由行政助理草拟。1、说明这次会议的目的；2、落实开会时间、地点，主要与直属领导协商确定；3、确定与会人员；4、落实会议主持，与领导协商确定；5、确定会议议程，与领导协商确定。其它，场地布置，会议中服务。
十八、你认为***行业的行政工作与其他行业有何区别？（考察对行业特性的理解）
1、需要必要的加班与支持;
2、主动性有别于其他行业;
3、行政服务性较为突出;
4、需要了解一些行业的知识;
5、较强的语言表达艺术。
十九、公司老总在例会说：“上个月公司的电费开支很大，有一些浪费，大家要注意一下。”你对此种情形如何办理？