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2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180)

发布时间:2020-11-25 01:57:14 影响了:

2028电大专科《办公室管理》期末试题及答案(试卷号2180) 盗传必究 一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上,每小题1分,共10分) 1.文秘人员在差旅结束后,应该( )。

A.给未出差的单位领导分送出差地特产 B.整理好出差过程中的单据、凭证,及时办理报销、结算事宜 C.休息几个工作日,缓解因出差带来的疲劳 D.把出差过程以及相关事务和上司简单口头汇报,无需形成书面材料,存档备案 2.文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪个做法是错误的?( ) A.如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认 B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知 C.对方越忙越必须早一点联络 D.如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会 3.当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应( )。

A.向上司报告 B.送礼’ C.写信祝贺 D.查证消息的可靠性 4.接受忠告的反应应该是( )。

A.以烦躁的心情倾听 B.尽量把责任推给别人 C.应辩解说:“那是因为……” D.切勿感情用事 5.文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围、( )和归档要求。

A.归档时间 B.归档凭证 C.归档模式 D.归档历史 6.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?( ) A.订购 B.制造 C.分配, D.储备 7.文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的?( ) A.善于同他人合作,密切配合,步调一致 B.应该有自己的个性,尽可能使别人服从自己 C.配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任 8.以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的?( ) A.考虑打电话的时间是否合适 B.打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下就挂电话 C.仔细核对电话号码,确保一次拨号就能成功 D.对正当的投诉电话,应先安抚来电者,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查 9.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( ) A.按收件人姓名分拣 B.按收件部门名称分拣 C.按私人公务标准分拣 D.按邮件重要性分拣 10.文员做会议记录时,可以在会议记录中( )。

A.加入自己的主观意见 B.不记录议题 C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D.对所记内容作评论 二、判断题(正确划“√”,错误划“×”,每小题1分,共10分) 11.办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。( √ ) 12.发放办公用品的时候,不需要对用品库存进行记录。( × ) 13.我国古代的谋士、谏官和幕僚,以及当今各国的智囊团、思想库等,都是决策的重要辅助力量。( √ ) 14.涉外礼仪中以右为尊。( √ ) 15.公文行文时越级行文是普遍现象。( × ) 16.上行发文的主送机关必须为上级机关,而不是上级领导个人。( √ ) 17.电子文档不存在销毁问题。( × ) 18.办公室公共关系沟通,主要是指与组织的服务对象的沟通。( × ) 19.请人勿送的常用礼貌语是说“留步”。( √ ) 20.会议是实施组织领导和管理的重要手段和工具。( √ ) 三、筒答题(每小题10分,共20分) 21.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。

答:(1)办公环境或称办公室环境,是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。(5分) (2)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。(5分) 22.核稿,是拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实,要做到“六查”,请简述六查内容。

答:(1)查是否需要行文,以什么名义行文。(2分) (2)查文稿内容与法律、法规、政策及其它已有规定是否矛盾。(2分) (3)查要求和措施是否明确具体,切实可行。(2分) (4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。(2分) (5)查行文是否规范,文件格式是否符合规定。(2分) 四、设计题(每小题15分,共30分) 23.上司在与客人谈话,这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情,文员如何向上司传话? 答:(1)用便条把所要传达的内容逐项书写:“某公司张总,为急事来访,请他等几分钟,还是请何人代为会见,要问他哪些事情?”然后将写好的便条对折折好。(6分) (2)走入会客室,在上司背后说一声:“对不起,打搅一下”。(4分) (3)上司回头时,递上便条与铅笔。(3分) (4)退一步,等候指示。(2分) 24.如何接受对方的名片? 答:(1)在接对方名片时,务必表现出尊重的态度。(2分) (2)当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重。(4分) (3)双手接过名片,再收回双肘,扔轻捧名片,抬起头,注视着对方,郑重地读出名片上的名称,以确认无误。(4分) (4)遇到名片上有不认识的字,不可轻率错读,可诚恳地请教对方:“很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?”对方回答后,可按对方发音,重复一遍:“您是某某单位某某,很抱歉!”并行礼致歉。(5分) 五、案例分析题(每小题15分,共30分) 25.案例题一:

爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件,电话铃响了,拿起电话,丁秘书听着对方的声音,辨别出又是那位推销员朱磊打来的电话。第一次他来电时,丁秘书听着朱磊的自我介绍,判断这电话不是经理正在等的电话,也不是紧急要事。于是她说:“很抱歉,经理不在。请你留下姓名、地址、回电号码,我会转达给经理的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话,丁秘书就此事汇报了经理。经理听后,告诉她,曾在一次交易会上见过此人,印象不佳,不想和他有生意上的来往。十天前,朱磊又来了电话,丁秘书说:“对不起,经理仍然不在。我已将你的情况和要求转告经理,目前他非常繁忙,这事以后再说吧!”随即,主动挂断了电话。

现在,朱磊第三次来电,丁秘书应该怎么办? 问题:

(1)文秘人员接听电话时,首先应做些什么?电话结束后又应该怎么做? (2)假如你是丁秘书,针对朱磊第三次来电,你怎样说? (3)文秘人员怎样审查来电?具体做法怎样? (4)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是怎样的? 答:(1)文秘人员接听电话时,首先应自报家门。挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做错了。(3分) (2)丁秘书在朱磊第二次来电时,就应告知对方经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时,秘书应该说:“你的事情,我已经与经理汇报过了,对你们的生意经理无意参与,尚未考虑与你联系。请你以后不要来电话了。如果情况有了变化,我会主动与你联系的。谢谢!”(5分) (3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电事由、回电号码,然后请示上司是否想与对方通话。如上司同意通话,可打回电或请对方再打过来;

如上司不想通话,应想办法拒绝对方。(5分) (4)在电话中应怎样既做到为领导“挡驾”,又不得在言语、行动上失礼,冒犯对方。(2分) 26.案例题二:

小李受上司委托在浦东机场接待公司的一位重要客人。双方见面后,小李寒喧到:“欢迎、欢迎”,嘴里说着,却并不主动伸手;

等客人伸手了,小李才与之相握。

接着小李一把拿过客人的行李,放入轿车后边的行李箱,接着引导客人到副驾驶座位上,说:“坐在这里视野好。”而后,自己坐到汽车后排座位上。

一路上,小李非常关心地询问了客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,而这位客人似乎对这一切不很满意,话越来越少。小李有点摸不着头脑,心想我这么殷勤地对待他,他怎么…… 问题:小李的很多做法不合乎礼仪,小李应该怎么做才是正确的? 答:(1)主人和客人之间,应该主人先伸手。(2分) (2)在替客人拿行李前应征求同意:“我替你拿可以吗?”(2分) (3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。(2分) (4)司机开车,汽车的位次礼仪是“右为上,左为下;

后为上,前为下”。(2分) (5)客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座。(2分) (6)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题。(3分) (7)应该与客人谈一些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等。(2分)

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中央广播电视大学2011-2012学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题1分,共10分) 1.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的( B ) A.必要时可形成文字材料,照本宣科

B.传达可以根据上司主要意思,溶入自己对问题的意见 C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记 2.以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的( D ) A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来

B.想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C.开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿 D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

3.有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务( B ) A.准备资料 B.发表意见 C.现场服务 D.会议或会谈记录

4.传真机最好用来传送以下哪种邮件?( A ) A.一般的图纸 B.机密文件 C.很长的文件 D.感谢信

5.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( C ) A.国名、地址、部门、姓名 B.姓名、地址、部门、国名 C姓名、部门、地址、国名 D.姓名、国名、部门、地址 6.下列接受名片时唯一正确的做法是( A ) A.接受名片时要用双手 B.大声念出名片上的头衔 C.接过名片马上放人兜内 D.传递名片将正面朝向自己 7.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。( B ) A.口字型 B.圆桌型 C.教室型 D.U字型

8.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM~120CM,应该是( A ) A.个人区 B.社交区 C亲密区 D.公众区

9.文员协助举行宴会时,不用考虑( B ) A.宴会的形式与气氛 B.有无休息室 C有无停车场 D.交通是否方便

10.上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应( A ) A.通知上司家人把衣服送达 B.自己到上司家里去拿 C让上司自己去家里更换 D.去买新的服装

二、判断题(正确打“√”,错误打“×”。每小题1分.共10分)

11.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(√ ) 12.文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。(× ) 13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送,因而文员传递信息应首选传真。 ( × ) 14.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声。( √ ) 15.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。(× ) 16.受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够安排办理,而且不会影响到直属上 司所指示的工作就可以接受,否则要向直属上司请示后再作决定。( √ ) 17。即使是上司私人的应酬,文秘人员也应该积极、乐意地去协助。( √ ) 18.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排,已经口头约定的就不要补发请柬了。(× ) 19.如果要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以避 免因为拒绝而发生不必要的困扰。( √ ) 20.介绍信的正本和存根必须一致,同时可以出具空白介绍信。( × )

三、简答题(每小题10分,共20分)

21.文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么? (1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;(3分) (2)参谋作用;补缺作用;增进关系作用;(3分) (3)适事、适时、适地、适度。(4分)

22.旅行结束后,文员应主要完成哪些工作,请予以设计。 1)会议名称;(1分)

(2)会议记录人的姓名、盖章;(1分) (3)时间(开始时间、结束时间);(1分) (4)会议地点;(1分) (5)议题;(1分) (6)主持人、主席;(1分) (7)出席者名单;(1分) (8)会议的经过情形及结论;(1分) (9)相关的资料;(1分) (10)下次会议预定日期。(1分)

四、设计题(每小题15分,共30分)

23.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材 料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案? (1)接受任务;(1分)(2)了解来宾;(2分)(3)制订计划;(2分)(4)预订食宿;(1分 (5)迎接来宾; (6)商议日程;(2分)(7)安排会谈;(2分)(8)陪同参观;(1分)(9)送别客人;(1分)(10)接待小结。(2分)

24.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(3分)

(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的, 可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3分) (3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(3分)

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(3分) (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题(每小题15分,共30分)

25.请对下面发生的情况以及致歉函所涉及的相关内容进行适当分析。

美国某花店经理接到一位顾客的电话,说她订购的20支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时,而且花已经不那么鲜艳了。第二天,那位夫人接到了这样一封信:

亲爱的凯慈夫人:

感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情况下已经到达您家的消息。在此信的附件里,请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票。由于我们送货车中途修理的意外耽搁,加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证。我们保证将采取有效措施以防止这类事情的再次发生。

在过去的两年里,我们总是把您看作一个尊敬的顾客,并一直为此感到荣幸。顾客的满意乃是我们努力争取的目标。

请让我们了解怎样更好地为您服务。

您真诚的霍华德·佩雷斯

(经理签名)

(1)这是一位老顾客,所反映的情况应不容置疑,首要考虑的应是怎样补救。(2分) (2)补救。一是可以接到电话立即派人马上再送20支玫瑰,二是给予适当赔偿货款。 (3分)

(3)道歉。赔偿只是物质上的表示,道歉更能从心理上表达对顾客的尊重。方式可以是也打个电话,但是写信则显得更加郑重其事。(3分)

这封信,先是表示感谢和全额赔偿,其次才解释原因,又不只是就事论事,还提出了防止以后发生类似事情的保证。最后再联络一下感情,表示了商店对顾客的基本原则和态度。(5分)

此信即使是文秘人员写的,也应由经理亲笔签名,以示对顾客的尊重。 26.请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题: (1)市教委关于2008年招生工作的通知;

(2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要; (3)北京广播电视大学2008年招生工作计划;

(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示(呈市教委); (5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复; (6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定; (7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知; (8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知; (9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告; (10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告; (11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;

(12)北京广播电视大学2008年度工作总结; 案卷-:(2分) (1)市教委关于2008年招生工作的通知;

(4)北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示(呈市教委); (5)市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复;

标题:市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复(2分)

案卷二:(2分) (2)北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要; (6)北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定; (7)北京广播电视大学关于调整系主任的通知; (8)北京广播电视大学关于做好开学工作的通知;

标题:北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知

(2分)

案卷三:(2分) (3)北京广播电视大学2003年招生工作计划; (12)北京广播电视大学2003年度工作总结;

标题:北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结(2分)

案卷四:(1分) (9)北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告; (10)北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告; (11)北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告;

标题:北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告

中央广播电视大学2007--2008学年度第二学期“开放专科"期末考试2008年7月

办公室管理试题

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题l分。共10分) 1.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的( D ) A.安置窗帘遮挡室外光线 B.与其他设备正确连接

C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能 2.文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的( C ) A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条

B.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理

C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的( A ) A.录音时需将监听开关至于“0N”位置 B.想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C.机内话筒录音,注意最佳录音距离为30一150厘米 D.录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音

4.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( C ) A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来

B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力 D.对每一项工作作出安排,定好最后期限

5.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的( C ) A.电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录 B.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话

C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D。如果已经回电,但没打通,切记要再联系

6.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的( A ) A.以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认 B.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划 C.如果会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的

二、三天前)会议室 D.会议、面谈所必须的文件及资料,要在前一天就准备好

7.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的( B ) A.准备旅行计划和旅馆信息

B.代替上司制定约会计划C.为商务洽谈收集资料 D.把上司商务旅行时需要带的行李列出清单

8.以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的( D ) A.用后跟着地走路+ B.正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C.男性在任何场合都可戴着手套握手

D.穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰

9.以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的( C ) A.鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好

B.茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行 C.工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可 D.午宴一般不设固定席位,以便于客人社交 10.上司决定参加某个会议时,文员不应该( A ) A.只在便笺上写好会议名称

B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料

C?如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便

二、判断题(正确打“√”。错误打“X”。每小题1分。共l0分) 1.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。( √ ) 2.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话,告诉上司要找的人马上就会来听电话,让上司直接与对方通话。( √ ) 3.文员代替上司传达不利消息时,因为当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。

因为上司震怒,自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。( × ) 4.当上司要求文员协助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。( √ ) 5.介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。( × ) 6.面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。( √ ) 7.注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。( √ ) 8.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。( × ) 9.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。( √ ) 10.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。( × )

三、简答题(每小题10分.共20分) 1·文员根据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

(1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。(2分)(3)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。(1分) (4)编号。已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号。(1分)(5)缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。(1分)(6)校对,指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(1分)(7)用印,是指在完成的文件上加盖机关印章。(1分) (8)登记。(1分)(9)分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

2·文员受上司指示,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么? (1)要获得上司的许可;(1分) (2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;(1分)(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;(1分) (4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。(1分) (5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;(2分) (6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;(1分)(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;(1分) (8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

四、设计题(每小题10分。共20分) 1.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责? (1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2分) (2)制定约会计划。约会计划表包括:城市名和省(州)名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会者的姓名、公司和地址,电话号码。(2分) (3)为商务洽谈收集资料。(1分) (4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。(1分) (5)考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。(1分) (6)安排差旅费。(1分) (7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己的资料库。 (1分)(8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。(1分) 2·某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作? (1)客人的选择。确定名单,再请上司核定。(2分) (2)确定时间。如果是涉外宴请,宴请时间应该按照国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日。(1分) (3)会场的选择。要考虑宴会的性质,客人的数目,以及预算费用等,考虑宴会的形式与气氛、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。(2分) (4)拟订菜单。应符合对方的饮食习惯,从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑,至少要提供2份菜单,供上司挑选。(1分) (5)寄发请柬。宴请需要发请柬,请柬上应写明邀请人姓名,被邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出;(2分)(6)席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排,在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是:男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;男主宾坐在女主人的右边,女主宾坐在男主人的右边。主人方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触交谈。(2分)

五、案例分析题(每小题20分。共40分) 1·公司经理在星期一早上告诉文员小刘,星期四上午9:00到11:00召开销售员会议,要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久,不太清楚公司有多少销售员,她到几个业务部门转了转,大多数人外出了,也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他的事情,几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午,经理问她会议通知了没有,她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知‘兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议,会议重要,请务必出席。,,

星期四上午8230左右,有2个销售员到了会议室,但会议室里没有人招呼,以为会议不开了,坐了一会就走了。9:00左右有6个销售员来了,什么资料也没带,其中两个说,他们已经约好客户在10。00见面。到了10点,Jl乘JT 4位销售员,也谈不出什么东西,会议草草结束了,经理很不高兴。公司一共有12位销售员,事后去问另外4位,他们说,根本没有看到通知。经理对小刘非常不满。

请问,你认为小刘究竟错在哪些地方?正确的做法应该是怎样的?2·请将下列文件分别组合成三至四个案卷,并拟制案卷标题: (1)利华公司2003年2月份经理会议记录;

(2)利华公司2003年销售计划;l(3)市工商局关于年检工作的通知; (4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;(5)利华公司4月份经理会议记录;

(6)市物价局关于物价检查的通知;

(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函;(8)利华公司2003年6月份经理会议记录;

(9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要;

(10)利华公司2003年8月份经理会议记录;(11)市税务局关于税务自查的通知; (12)利华公司2003年销售工作总结

答:(1)应该搞清销售员的人数和姓名,准备这份名单;(3分)(2)打印好书面通知;(3分) (3)在3天内,当面发放通知或电话通知(电话中需要对方确认时间、地点、内容等)到名单上的每个人;(3分) (4)通知不能写在布告栏里,可能不被人注意;(2分)(5)通知上应写清会议的时间(开始到结束时间)、地点;(3分)(6)应详细写清会议内容,应做好哪些准备;(3分)(7)应提前到会议室做好准备,做好签到工作;(3分)2.(题略)答案 案卷一:(4分) (1)利华公司2003年2月份经理会议记录;(5)利华公司4月份经理会议记录;(8)利华公司2003年6月份经理会议记录;(10)利华公司2003年8月份经理会议记录;标题:利华公司2003年经理会议记录(2分) 案卷二:(2分)(2)利华公司2003年销售计划; ?(12)利华公司2003年销售工作总结;标题:利华公司2003年销售工作计划:总结(2分) 案卷三:(3分)(3)市工商局关于年检工作的通知;(6)市物价局关于物价检查的通知;(11)市税务局关于税务自查的通知;标题:市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查的通知(2分) 案卷四:(3分) (4)利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函;(7)香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函;(9)利华公司与香港凯福公司会谈纪要;

标题:利华公司与香港凯福公司关于合作事宜的函件、会谈纪要(2分)

中央广播电视大学2009-2010学年度第一学期“开放专科”期末考试 办公室管理 试题2010年1月

一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分) 1.在办公室的布置方面,( A )的位置是上座。

A.离人口最远 B.离入口最近C.靠近门口 D.靠近窗户 2.在文员工作以及办公环境等方面,下面选项中哪种行为不合适宜?( B ) A.准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条

B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 C.办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理

D.下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

3.文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( C ) A.定好目标,把想做或需要做的事情写下来

B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C.每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力 D.对每一项工作作出安排,定好最后期限

4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应该改进?( A ) A.工作人员工作尽可能专门化、单一化 B.尽可能定量控制办公室工作 C.重复性的工作尽量由机器完成 D.合理设计办公室的工作流程

5.以下哪些接打电话的行为是不正确的?( A ) A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 B.给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上

C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用 D.中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置

6.在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用( D )。 A.“顷悉”、“际此” B.“谨启”、‘钧启” C.“台鉴”、“惠鉴” D.“台安”、“钧安”

7.按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,45CM~120CM,应该是( A )。

A.个人区 B.社交区C.亲密区 D.公众区 8.文员做会议记录时,可以在会议记录中( C )。 A.加入自己的主观意见 B.不记录议题

C.与发言者用词不一致但意思完全一致 D.对所记内容作评论

9.上司决定参加某个会议时,文员不应该( D )。

A.和上司先充分沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便 B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料

C.如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间 D.只在便笺上写好会议名称

10.在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有( B ),了解要求约会者的心理。

A.社交的能力 B.说话的技巧C.听话的能力 D.听写的能力

二、判断题(正确打“√”,错误打“×”。每小题1分,共10分】 1.办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。(× ) 2.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。(× ) 3.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。( √ ) 4.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。( × ) 5.文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。(× ) 6.日常交往中的上下级角色关系不应淡化。(× ) 7.如果需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表,如果这一时间有空,就可答应下来。( × ) 8.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。(√ ) 9.要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。如果上司不加采用,应说服上司。(× ) 10.列入保密范围的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范围,密级和保密期限的变更和解密。( √ )

三、简答题(每小题10分,共20分)

1.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?

.简要说明会议纪要的概念,会议纪要有什么作用?形式是怎样的?答案要点:

会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成,择要反映会议的精神和情况。(2分)

会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。(2分)

可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位,以传达会议精神和议定事项,或要求与会单位共同遵守、执行。(2分)

有两种形式:

(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议,对某些问题作出一致决定,需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2分)

(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文件。 2.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?

对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4分)

(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。(2分) (2)来访挡驾。先问清来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。(2分) (3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2分)

四、设计题(每小题15分,共30分)

1.‘某公司为了推销自己的产品,做好宣传和营销前的准备工作,以良好的社会形象及合适的价格打人市场,决定组织召开专家座谈会,对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员,领导责成你承办这个座谈会,你该如何做?

(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;(3分)(2)座谈会以小型为主,人数以

七、八人为宜;(3分)(3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(2分)(4)主持人负责引导、组织,可不做记录;(2分) (5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;(1分)(6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短;(2分)(7)会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。(2分)

2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?

(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。(3分)

(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。(3分)

(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(3分)

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。(3分) (5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。

五、案例分析题(每小题15分,共30分) 1.请看如下案例:

上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地,一天,江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息,几天之内,这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话,而是记者纷纷上门。

厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后,技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常,又发现冰箱内有细小的红色纸片,便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈,并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮,其他人不知道,取食品时碰撞所致,幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告,引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因,副厂长当即与上海厂方联系,在当地召开了记者招待会,向新闻界说明了真相,隐去了户主的姓名,并承认了厂方的责任:“未在冰箱使用说明书上写明:冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑,这件事就此喜剧性结束。几天后,这种品牌的冰箱销售量迅速回升,一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。

从这个案例,可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?

答::(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信,打电话或告上门来,文秘人员也应该注意到社会上的反馈。(5分)

(2)有些事涉及本单位的利益或信誉,应及时向领导汇报,采取主动出击的方法。

(3)文秘人员虽不是专业人员,不能解决技术性的问题,但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风,能从其他角度帮助领导解决问题。(5分)

2.A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此,发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临,在请柬上把时间、地点写得一清二楚,要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时,却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。

经询问,当初A公司预订时,B公司已先预订,但正考虑与娱乐总汇变更预订时间,没有最后确定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间,则包房由A公司用,不用再通知了”,事后由于总汇工作人员的疏忽,忘了将时间冲突情况告知A公司。

结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突,造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场,大家扫兴而归。

(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?

(2)如果你是A公司的文秘人员,你应如何组织这次活动?(3)如发现已预订包房被他人所用,应怎样处理?

答:;(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认,准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。(2分)

(2)应把这次活动的细节详细列出,每个项目由专人负责。(1分)

(3)由专人负责预订,初步确定以后向上司汇报,再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天,再和对方确认一下时间、日期、地点。(3分) (4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。(1分)

(5)在活动开始前半天,文秘人员应提前到场,布置会场,落实有关细节,如有问题,可提前发现和解决。(2分)

(6)如发现已预订包房被他人所用,不应争执过长时间。(1分)

(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆,先安排领导和嘉宾前往。(2分)(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。(2分)

(9)有必要的话,可向娱乐总汇进行索赔。(1分)

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